Şirketlerde Usulsüzlükleri Dile Getirme Kültürünü Oluşturmak

Dünya ekonomisini ayakta tutan global şirketlerin sayısının artmasıyla birlikte; yeni iş modelleri ile büyüklüğü fark etmeksizin şirketlerin dağınık bir coğrafyada müşterinin yanında olmayı tercih eden organizasyon yapılarına dönüşmesi bu şirketler için yeni bir insan kaynakları problemini de beraberinde getirdi: Kontrol ve denetim güçlüğü. Merkezi yapılar halindeyken son derece kolay ve başarılı bir şekilde gerçekleştirilen kontrol ve denetim süreçleri, şirketlerin dağınık yapılar haline dönüşmesiyle birlikte başlı başına bir sorun haline geldi.

Suistimal İnceleme Uzmanları Derneği ACFE’nin iki yılda bir gerçekleştirdiği ve sonuncusu 2020 yılında yayınlamış olduğu “2020 Uluslararası Rapor - Küresel İş Suistimali ve İstismar Üzerine Çalışma” raporunda 125 ülkeden 2.504 suistimal vakası incelendi. İncelenen vakaların şirket ekonomilerine olan toplam etkisinin 3.6 milyar ABD doları olması ve vaka başına ortalama maliyetin yaklaşık 1,5 milyon dolar olması, özellikle büyük ölçekli şirketlerde suiistimal vakalarının ne büyüklükte bir etkiye sahip olduğunu ve bu konuda alınması gereken aksiyonların ne kadar önemli olduğunu bir kez daha gözler önüne serdi.

Söz konusu vakalara ilişkin detaylar incelendiğinde, tespit edilen suistimallerin bir kısmı yapılan periyodik denetim ve kontrol çalışmaları ile tespit edilmiş de olsa, vakaların ilk tespitinde bildirimler %43 ile en etkin suistimalle mücadele kontrolü olarak öne çıktığı görüldü. İşte bu noktada her ne kadar sistemli ve düzenli kontrol mekanizmaları geliştirilmiş olsa da söz konusu suistimallerinde kurum içerisinde bir bildirim kültürünün varlığının yolsuzluk ve suistimaller ile mücadelede ne kadar önemli olduğunu göstermiş oldu.

Ayrıca yine İnsan Kaynakları alanında yapılan birçok araştırma; şirketlerde istenmeyen işten ayrılmaların ve dolayısıyla yetenek kayıplarının büyük çoğunluğunun sebebinin kişilerin kurum değerleri ile örtüşmeyen davranışlar karşı karşıya kalınması olarak göstermektedir. Suistimal ve yolsuzlukların önlenmesinde olduğu gibi etik dışı tüm davranışlarla mücadelede de en etkin yönetimin speak-up yani dile getirme olduğu söylenebilir.

Şirketlerde Dile Getirme (Speak up) Kültürü Nedir?

Yolsuzluk ve suistimal gibi tüm etik dışı davranışlar ile mücadelenin en etkin yöntemlerinden biri olan speak-up yani dile getirme kültürünün şirketler içerisinde oluşturulması ve kalıcı hale getirilmesi bir zorunluluk olmakla birlikte aynı zamanda şirketler için zor bir süreci de beraberinde getirmektedir.   

Şirketlerin başarılı olmasında en büyük katkıyı yapan çalışanların kendilerini rahat, değerli ve güvenilir hissetmeleri gelir. Dile getirme kültürü bu noktada şirketleri bir adım daha ileriye götürebilmek adına oldukça değerlidir. Speak up ya da dile getirme kültürü temel olarak şirketlerin yasalara ve değerlere karşı duyduğu saygının aksi davranışların gözlemlenmesi halinde mutlaka dile getirilmesi gerekliliğini ifade eder. Bir çalışanın gözlemlediklerini aktarabilmesi temelde şirketin mevcut sorun ile ilgilenme fırsatını yakalamasına yardımcı olur. Çok katmanlı şirketlerde dile getirme gereksiniminin ortaya çıkabileceği, çalışanların hem kendi çalışma ortamlarında yaşadıkları hem de şirketin farklı alanlarında gözlemledikleri ve yanlış olduğunu düşündükleri, şirket politikası ile uyuşmadığına ikna oldukları durumları ifade edebilmeleri şirketlerin uzun vadede ciddi sorunlar yaşamadan hamle yapabilmelerine olanak sağlar.

Şirketlerde Dile Getirme (Speak Up) Kültürünü Nasıl Güçlendirebilirsiniz?

Speak up ya da dile getirme kültürünün işlevsel bir şekilde şirketlere entegre olmasının yöntemi çalışanların kendilerini güvende hissetmelerini sağlamak ile bağdaştırılmalıdır. Bir çalışan şirket içerisinde gözlemlediği ve sorun olduğunu düşündüğü konular hakkında konuştuktan sonra yaşayabileceği olumsuzlukları göz önünde bulundurduğu takdirde susmayı tercih edebilir. Bu noktada şirketin duruşu ve çalışanların kurum değerlerine ve usulsüzlükler aykırı durumlar hakkında konuşabilmesi adına ne tür çözümler sunduğu çok önemlidir. Çalışanların anonim olarak konuşabilecekleri bir ortama sahip olmaları kendilerini daha rahat ifade etmelerine yardımcı olur. Bunun en temel nedeni de çalışanların sorunları dile getirdikten sonra açığa çıktıkları takdirde kendi üstleri ve yöneticiler tarafından çeşitli bezdirme politikalarına ya da misillemeye maruz kalmalarından endişe duymalarıdır. Bunun yanı sıra sorunların çözülmesi yerine işten çıkarmaların yapılması da çalışanların genellikle tespit etmiş oldukları ya da maruz kaldıkları davranışlar karşısında susmalarına neden olan bir şirket politikasıdır. Şirketin speak up kültürünü en verimli şekilde kullanabilmesi için atması gereken adımları doğru değerlendirmesi gerekir.

1) Tolerans Politikalarını Değerlendirmek

Şirketler herhangi bir sorun karşısında sergiledikleri yaklaşımlar ile speak up kültürünü güçlendirebilecekleri gibi zayıflatabilirler. Çalışanlar gözlemledikleri sorunların düzeltilmesi gerektiğine inanırlarken insanların uyarı almaksızın işten çıkarılmalarını istemezler. Olumsuzlukları dile getirmenin bir sonucu keskin çizgiler ile insanların işten çıkarılması olarak ifade ediliyorsa bu çalışanların sessiz kalmasına neden olacak bir durumdur. Şirketlerin her olumsuzluğu farklı ele alması, çözüm geliştirmesi, çözümde süreklilik sağlaması ve keskin çizgilerle değil de olaya göre hareket etmesi özetle sorun ile orantılı davranışlar geliştirmesi çalışanların tavırlarının dile getirme (speak up) kültürünü desteklemesine yardımcı olur.

2) Tepkileri Ortadan Kaldıracak Adımlar Atmak

Çalışanların şirketlerdeki usulsüz davranışları dile getirmesinin bir sonucu olarak misilleme olarak algılayacakları bir tepki almamalarını sağlamak speak up kültürünün güçlenmesinde oldukça etkilidir. Bir çalışan konuştuktan sonra fazla mesai gibi bezdirme olarak algılayacağı davranışlara maruz kalıyorsa bu dile getirme kültürünün olumsuz etkilenmesine neden olabilir. Bu noktada ön görülemeyen durumların ve tesadüflerin speak up kültürüne zarar vermemesi için çalışanların gizliliğini sağlayabilmek oldukça önemlidir. Misilleme davranışının önlenmesi için gizliliğin yanı sıra izlem yapılması da gereklidir. Şirket içi sorunları dile getiren bir çalışanın, dile getirdiği konuların incelenmeye başladıktan sonra izlenmesi süreci yönetmek açısından önemlidir. Bir şekilde ilişkili olduğu bir durumu dile getirmesinden sonra performans değerlendirmelerinde beklenmeyen bir düşüş olması, çalışma saatlerinin artması gibi değişimlerin mutlaka takibinin yapılması gerekir.

3) Çalışanlara Alan Açmak

Usulsüzlükleri dile getirme şirketlerin gelişebilmeleri açısından oldukça değerlidir ve bu dile getirme, en iyi şekilde şirket çalışanları tarafından yapılabilir. Dile getirme kültürünün güçlenmesi ve işlevselliğe sahip olabilmesi için çalışanların kendilerini güvende hissetmeleri ve kendilerini tarafsız bir alanda ifade edebilmeleri gerekir. 

Her ne kadar şirketler kendi iç imkanları ile söz konusu iletişim mecralarını oluşturup, çalışanlarını bu mecraların kullanımı konusunda teşvik etse de, içinde yaşadığımız çalışma kültürü içerisindeki güvene dayanmayan ilişkiler, bu kanalların çalışanlar tarafından etkin ve verimli kullanılmasının önündeki en büyük engeldir. Bu doğrultuda söz konusu süreçlerin şirket yönetimleri ve çalışanlardan bağımsız şirketler tarafından yürütülmesi en etkili çözüm olarak görülmektedir. Bu ihtiyaçtan hareketle oluşturulan ve uzun yıllardır ulusal ve global müşterilere hizmet vermekte olan SpeakHub anonim ve sürdürülebilir iletişim kurmaya olanak sağlayan sistemi ile şirket çalışanlarının kendilerini özgürce ifade edebilmelerinin yolunu açar. Sürdürülebilir sistemi ile bir şirketin tüm parçalarının speak up sürecine dahil edilebilmesine olanak sağlayan SpeakHub çok dilli yapısı ve her an ulaşılabilirliği ile şirket çalışanlarının kendilerini her zaman daha güçlü ve ifade edebilir hissetmelerine yardımcı olur. Etik hat sistemi ile şirketlerin etik davranış kodlarına uyum süreçlerinin en objektif şekilde değerlendirilmesini sağlayan SpeakHub, veri mahremiyeti ve güvenliği politikaları ile hem şirketlerin hem de çalışanların güven odaklı soru işaretlerini de ortadan kaldırmaktadır.